Dlaczego dokumenty kadrowe przechowujemy tak długo?

Akta kadrowe to jedne z najdłużej przechowywanych dokumentów firmowych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami większość z nich archiwizujemy przez okres 10-ciu lat, licząc od końca roku, w którym ustało zatrudnienie. Pozostałe wciąż trzeba przechowywać 50 lat, ale ich liczba na ogół jest zdecydowanie niższa. Więcej o przechowywaniu akt pracowników dowiesz się tutaj https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/. Pozostaje jednak pytanie, dlatego musimy archiwizować je tak długo? Obowiązek ten wynika m.in. z regulacji ZUS. Pracodawca jest płatnikiem składek, dlatego ma wobec zakładu rentowego pewne szczególne zobowiązania. Ponadto dokumentacja może być potrzebna w celu uzyskania przez pracownika świadczeń społecznych, takich jak emerytura czy renta. Musi on udokumentować okresy składkowe, a pomoże mu w tym dostęp do akt.

Jak przechowywać dokumenty pracowników?

Archiwizacja dokumentów pracowniczych to nie lada wyzwanie. Trzeba przechowywać je nie tylko długo, ale również tak, by nie uległy zniszczeniu. Bardzo ważne jest też zapewnienie ochrony przed wyciekiem danych. Mogłoby one narazić pracodawcę na odpowiedzialność finansową, a dodatkowo skutkować utratą renomy. Akta osobowe przechowujemy w następujący sposób:

• dokumenty papierowe - w miejscu suchym, ciepłym, nienarażonym na działanie wilgoci i promieni słonecznych. Ważne, aby nie miały do niego dostępu osoby spoza firmy oraz niepowołani pracownicy,
• dokumenty elektroniczne - należy zabezpieczyć je hasłami, ewentualnie warto rozważyć nadanie uprawnień.

Jak archiwizacja akt pracowniczych wygląda w praktyce? Sprawdź na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/akta-kadrowe/! Nie jest to łatwe zadanie, dlatego warto opracować szczegółowe procedury, dzięki którym przechowywanie dokumentów będzie odbywać się w bezpieczny sposób.

Archiwizacja elektroniczna - ułatwienie czy wyzwanie?

Od 2019 roku ustawodawca dopuszcza archiwizację dokumentów pracowniczych w formie elektronicznej. Docelowo ma to ułatwić prowadzenie teczek pracowników, ale wiąże się też z pewnymi wyzwaniami. Przeczytaj poniżej https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/, czym jest archiwizacja i jak wygląda w poszczególnych modelach. E-teczki wymagają zabezpieczenia w zakresie dostępu, natomiast redukują problem uszkodzenia dokumentów pod wpływem działania czynnika czasu. Ponadto globalizacja wymusza poniekąd prowadzenie elektronicznego archiwum, nie tylko w kontekście akt osobowych pracowników. Jeśli zastanawiasz się, jak wdrożyć je w swojej firmie, skorzystaj z pomocy specjalistów. Dodatkowo warto rozważyć digitalizację archiwum papierowego, oszczędzając miejsce i pieniądze. Oczywiście, w większości firm będzie to duże przedsięwzięcie, dlatego warto sięgnąć po wsparcie ekspertów.

Materiał sponsorowany