Jak zachować porządek w dokumentach?
Pracownicy biurowi najczęściej skupiają się na utrzymaniu porządku w bieżących dokumentach firmowych. W wielu przedsiębiorstwach funkcjonuje nawet zasada “clean desk”, która mówi o tym, że na biurku nie powinno być żadnych dokumentów poza tymi, z którymi obecnie pracujemy. Wszelkiego rodzaju zbędne papiery należy więc odpowiednio zabezpieczyć, na przykład wkładając do segregatora czy szafy. Niemniej jednak przechowywanie akt (https://www.ekoakta.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow-i-akt-archiwum-zewnetrzne/) to już znacznie bardziej skomplikowane zadanie, które wymaga posiadania odpowiedniej wiedzy. Chcąc zachować porządek w archiwum, należy:
- posegregować dokumenty,
- skatalogować każdy dokument,
- przechowywać papiery przez określony przepisami czas,
- utylizować dokumenty, których termin wymagalności upłynął.
W całej procedurze trzeba jeszcze pamiętać o obowiązujących przepisach, które wskazują na konieczność ochrony niektórych danych. Brak odpowiednich zabezpieczeń może doprowadzić do wycieku ważnych informacji, co skutkuje odpowiedzialnością karną czy finansową przedsiębiorcy.
Dlaczego warto mieć porządek w aktach?
Porządek w aktach to cel wielu przedsiębiorców. Doskonale zdają sobie oni sprawę z tego, że prawidłowo posegregowane papiery znacznie łatwiej odnaleźć, gdy tylko są potrzebne. Dokumentów nie przechowuje się bez powodu - w większości przypadków obligują nas do tego obowiązujące przepisy. Niektórzy uważają, że firmy z uporządkowanym archiwum mają porządek również w innych aspektach działalności. Stawiają na jasne procedury, doprowadzają wszystkie procesy do końca, a do każdego zadania podchodzą z należytą starannością. Porządek w papierach to także estetyka - dokumenty nie znajdują się w przypadkowych miejscach, a osoby postronne nie mają w nie wglądu.
Korzyści, jakie przynosi staranne przechowywanie dokumentów
Przechowywanie dokumentów zgodnie ze sztuką pozwala dopełnić wszelkich obowiązków, jakie nakłada na przedsiębiorców prawo. Ponadto mogą oni osiągnąć korzyści finansowe, oszczędzając miejsce potrzebne do przechowywania dokumentów przeterminowanych. Warto skorzystać z pomocy zewnętrznej firmy specjalizującej się w archiwizowaniu i niszczeniu dokumentów. Ekoakta pomoże uporać się z nadmiarem dokumentacji papierowej, archiwizując ją w prawidłowy sposób. Ekoakta przechowywanie dokumentów to także digitalizacja, dzięki której pozbędziesz się nadmiaru papieru, przechodząc na formę cyfrową. Takie rozwiązanie jest nie tylko wygodne, ale też korzystne z finansowego punktu widzenia. Utrzymanie archiwum “w chmurze” jest na ogół tańsze, niż przechowywanie dokumentacji papierowej. Jeśli nie wiesz, jak zrobić porządek w dokumentach - od czego zacząć i jakich procedur przestrzegać, zaufaj doświadczonym specjalistom. Z ich pomocą w krótkim czasie zaczniesz osiągać korzyści z porządku, jaki panuje w dokumentacji.
– Artykuł sponsorowany
