Decyzję o wyborze firmy spośród trzech oferentów, którzy ubiegali się o zamówienie, podjął Zarząd Powiatu. Nowe rozwiązania mają rozładować tłok na parterze budynku Starostwa. Dodatkowe fundusze na wdrożenie systemu przyznali powiatowi radni. Proces wdrażania systemu rozpocznie się od 15 maja. Będzie połączony ze szkoleniem obecnych, jak i nowo zatrudnionych pracowników.
Jak zapewniają przedstawiciele firmy QMS, instalowany właśnie system ułatwi organizację pracy w salach obsługi interesantów. Uporządkuje też ruch przed drzwiami Wydziału Komunikacji, gdzie w tej chwili tworzą się kolejki. Ma też skrócić czas oczekiwania na obsługę. Podstawowe udogodnienie sprowadza się do tego, że wszyscy będą wiedzieć, kto i kiedy oraz gdzie zostanie obsłużony.
Po uruchomieniu systemu każda osoba, która zamierza załatwić sprawę otrzyma wydruk z informacją o planowanej godzinie usługi. Będzie również możliwość internetowej rezerwacji. Korzystający z internetu zapewnią sobie jednak miejsce dopiero w następnym, lub kolejnym dniu roboczym. Pozwoli to na uniknięcie sytuacji „nakładania się” zgłoszeń zarówno tych z Sieci, jak i dokonywanych za pośrednictwem terminalu w urzędzie.
W budynku Starostwa Powiatowego specjalny automat wydawać będzie wydruki z datą i godziną, przypisaną konkretnej osobie. Na bilecie pobranym z automatu znajdą się informacje o zakresie sprawy, numerze biletu oraz pozostałym czasie oczekiwania. Istotna okaże się też informacja o liczbie osób, które czekają na obsługę, przed posiadaczem wydrukowanego właśnie biletu.
Wydrukowanie i pobranie biletu z terminala zostanie jednocześnie odnotowane na stanowisku pracy urzędnika, który dzięki temu zyska możliwość kontroli sytuacji. Nie będzie pukania do drzwi, dowiadywania się o swoją kolej czy wrażenia niepewności. Zarówno urzędnicy, jak i klienci Wydziału Komunikacji będą wiedzieć o kolejności swojej sprawy w czasie rzeczywistym. Narzędzie nadzoru zyska również dyrektor wydziału, dzięki podglądowi on- line pracy poszczególnych stanowisk.
Problemy z obsługą zaczęły się, z chwilą uruchomienia nowego programu rejestracji pojazdów i kierowców CEPiK 2.0. Nastąpiło to 13 listopada 2017 r. Obecnie system funkcjonuje w miarę sprawnie, co jakiś czas zdarzają się jednak trudności wynikające z wdrażania nowych aplikacji oraz dokonywanych poprawek. Wpływa to na tryb obsługi klientów- szczególnie w zakresie wydawania dokumentów rejestracyjnych.
Średnio Wydział Komunikacji obsługuje od 110- 130 osób. Dodatkowo wydawaniem praw jazdy oraz Profilu Kandydata na Kierowcę zajmują się osobno pracownicy dwóch wydzielonych stanowisk. Dzięki temu możliwe jest wydawanie tych dokumentów na bieżąco.
Zarówno Zarząd Powiatu, jak i Dyrektor Wydziału Komunikacji mają nadzieję, że nowe rozwiązania usprawnią obsługę interesantów. Dodatkowo wydział zostanie wzmocniony kadrowo. Trwają przyjęcia nowych pracowników, którzy przejdą do wykonywania nowych obowiązków tak szybko, jak to możliwe. Wszyscy zostaną też przeszkoleni przez firmę, instalującą system zarządzania obsługą klientów w Starostwie.
